A vállalkozás alapjai és az infrastruktúra után, cikksorozatunk harmadik részében a coworking iroda közösségének megteremtésével foglalkozunk.
Az iroda megalapítása előtt – az 1. részben taglalt jogi-pénzügyi kérdéseken túl – át kell gondolnod a vállalkozásod küldetését és le kell fektetned az alapvető értékeit is. A küldetésnek azonban nem csak egy jól hangzó szlogennek kell lennie. Általa lehet majd megkülönböztetni a vállalkozást másoktól, iránymutatást ad döntési szituációkban, növeli az elköteleződést az ügyfeleid és a munkavállalóid részéről, és meghatározza a közösen vallott értékeket. Az értékek pedig hatással vannak az irodai kultúrára és a közösség kialakulására.
Értékekből kultúra
A közösségi irodák főbb értékei az együttműködés, a nyitottság, a közösség és a fenntarthatóság – írja Renāte Lukjanska „A coworking modell összehasonlító tanulmánya a magán, az állami és a civil szektor területén” című írásában. Ezen értékek különböztetik meg más, szintén flexibilis irodabérleti lehetőségeket kínáló szolgáltatóktól.
Az értékek mindegyike fontos, de van úgy, hogy egy coworking iroda az egyik értéket kiemeli a többi közül és az válik küldetésének központi elemévé. Így alakulnak ki olyan irodák, ahol a zöld szemlélet (Eco-office), a társadalmi szerepvállalás (LOFFICE), vagy az inkubáció (UP Center) válik meghatározóvá. Ez az egyértelmű öndefiníció lesz aztán később a sikerük titka.
A közösség nem alakul ki magától, és ez igaz az irodai kultúrára is. A coworkereknek szükségük van szabályokra, melyek a fenti értékeken alapulnak. Az írott és íratlan szabályok, a kapcsolódó viselkedésminták, irányelvek, szokások összessége pedig létrehozza az irodai kultúrát.
Az iroda és a coworkerek közti szerződés legtöbbször szóbeli (minél rövidebb idejű a tartózkodás, annál valószínűbben) és a viselkedési szabályok többnyire nincsenek leírva (vagy nem olvassák el őket). Amiket azonban ettől függetlenül az irodába betérőknek el kell fogadnia, az a közösség és a tagok iránti tisztelet (a magánszféra és mások zavartalan munkavégzésének tiszteletben tartása), az irodában található felszerelések megfelelő használata (értve ez alatt az iroda és a tagok tulajdonában lévő tárgyakat is), és a házirend betartása.
Hogyan lesz jobb?
A MiniCRM blogon több ötletet is olvashatsz a jobb irodai kultúra kialakításáért. Bár ezeket az ötleteket nem a közösségi irodák látogatóira vonatkoztatva gyűjtötték össze, a tippek itt is remekül működhetnek. Nézzük, melyek ezek:
- Az alapvető értékek kialakítása és kommunikálása: az értékeket és a küldetést nem elég csak megfogalmazni, azt figyelembe kell venni a döntéseknél, és kommunikálni kell a dolgozók és az ügyfelek felé, pl. olyan munkavállalókat alkalmazva, akik a megfelelő viselkedésmintákat követik, azaz együttműködőek és nyitottak.
- A mozgás ösztönzése: munkavégzés közben gyakran előfordul, hogy az emberek nem figyelnek oda a kellő folyadékbevitelre vagy a megfelelő, rendszeres testmozgásra. Ügyelj arra, hogy a coworkerek óránként legalább 5 percet mozogjanak, nyújtózzanak, esetleg napközben menjetek el valahova közösen.
- Háziállatok beengedése: az állatok csökkentik a munkával járó stresszt és gyakran megtörik a jeget ismeretlenek között. A gazdik ráadásul biztosan értékelik, ha otthon egyedül volna a háziállatuk, és nem kell ott hagyniuk. Ennek ellenére azt is vedd figyelembe, ha valakinek allergiája van, vagy túlságosan zavarná egy állat a munkavégzésben.
- Visszajelzési lehetőség megadása: a coworkerek megismerése és igényeik felmérése, monitoringozása folyamatos feladatot jelent. Érezniük kell, hogy véleményükre kíváncsi vagy és figyelembe veszed a döntéshozás során, így még inkább elköteleződnek az iroda irányába. Alkalmazz elégedettségi kérdőívet vagy véleménygyűjtő dobozt!
- Közösségi rituálék kialakítása: a szertartások fontosak egy ember életében, és ez igaz a munkahelyekre is. Ilyen szertartás lehet az, ha új ember érkezik az irodába és szerveztek neki egy ismerkedős estet, de az is, ha kijelölitek a hétfőt a közös ebédek napjául. A rituálékkal kapcsolatban legyetek konzisztensek, és tartsátok be őket!
- Önkénteskedés: a coworkerek számára fontos lehet, hogy ne csak olyan tevékenységet végezzenek, amely profitot termel, hanem valamit visszaadjanak a kisebb-nagyobb környezetükben élőknek. Az önkénteskedéssel – azon túl, hogy tesztek valami jót – építitek az egymás iránti bizalmat, rendszeressé válásával pedig ez lehet az egyik közösségi rituálétok is.
- Közös ünneplés: a rituálék mellett az ünnepnapok is fontosak egy ember életében. De milyen napokat lehet megünnepelni egy közösségi irodában? Kezdve a coworking munkavégzés világnapjától (augusztus 9.), az egyéb világnapokon (pl. kézenfekvő a kávé világnapja – szeptember 29.) és az iroda megnyitásának évfordulóján át, egészen a személyes dátumokig (egy coworker születésnapja, vagy az irodához történő csatlakozásának napja).
A háziállatok beengedésén és az értékek kommunikálásán kívül az ötletek mind aktivitást, kétoldalú kapcsolatot várnak el a coworkertől. Számolnod kell azonban azzal is, hogy a tagok között lehetnek introvertáltabb egyének, akik a programokba csak nehezen bevonhatók, és az irodát is inkább annak szolgáltatásai, mint közössége miatt látogatják. Az ilyen tagokkal légy megértő és tartsd tiszteletben igényeiket.
Az első lépések
A fenti tanácsok már a kezdeteknél jól jöhetnek, azonban továbbra is kérdés marad: Hogyan indulj el? Hogyan lehet azt a közösségi bázist összehozni, amire a coworking iroda felépülhet?
Az infrastruktúráról szóló részben említettük, hogy már a tervezési fázisban érdemes felvenni a kapcsolatot a potenciális coworkerekkel. Ennek módja lehet egy internetes kérdőív vagy személyes találkozók szervezése is. A cél az, hogy ne csak az ügyfelek infrastruktúrára és szolgáltatásokra vonatkozó elképzeléseit ismerd meg, hanem a közösségre, irodai programokra vonatkozókat is. Az igények meghallgatásával és beépítésével egyrészt csökkented annak kockázatát, hogy olyan „termékkel” lépj a piacra, amire valójában nincs szükség, másrészt a leendő ügyfeleid még inkább úgy fogják érezni, hogy a projekt részesei.
Érdemes felkeresned azokat a lehetséges partnereket, akik rendezvényeikkel segíthetik a közösségépítéssel kapcsolatos terveidet. Ilyen szövetségesek lehetnek az üzleti kapcsolatépítő csoportok, mint pl. a BNI, a készségfejlesztő szervezetek, mint pl. a Toastmasters, a startupokat, induló vállalkozásokat segítő programok, a vállalkozásfejlesztési szervezetek, valamint az önkormányzatok.
A rendezvények témáiban érdemes változatosságra törekedned, hogy minél több coworker találja meg a kapcsolódási pontot a közösségedhez. A rendezvények lehetnek nyilvánosak, bárki által látogathatók, de szervezhetsz akár zártkörű eseményeket is, amelyen csak az iroda tagjai vehetnek részt. A belépők díjait az érdeklődés mértéke alapján érdemes kialakítanod, ha nyilvános eseményről beszélünk, akkor azt a tagoknak ingyenessé vagy kedvezményessé téve.
Ha kezd körvonalazódni az iroda várható nyitása, érdemes egy nyitóbulit szervezned, amit intenzív reklámkampánnyal támogathatsz meg. A nyitóbuli egyrészt szóljon szakmai kérdésekről, pl. a szabadúszólét előnyeiről, hátrányairól, aktuális coworkinggel kapcsolatos témákról, de legyen egy kötetlenebb része is, ahol a leendő ügyfelek közvetlenül ismerkedhetnek.
Közösségi média és suttogó marketing
Mivel lehet még a közösséget erősíteni? A coworking térben kialakíthatsz fotótablókat, ahol bemutatod a tagokat, és ugyanezt megteheted az iroda honlapján, közösségi oldalain is. A tabló akként is funkcionálhat, hogy a különböző szakterületekről érkező emberek egymásra találjanak, pl. ha egy webfejlesztőnek könyvelőre van szüksége és viszont. Építs fel értékesítési tölcsért és adj a tagoknak egyedi ajánlatokat, ezzel növelheted az exkluzivitást.
Tartsd a kapcsolatot rendszeresen a tagokkal és az érdeklődőkkel hírlevelek formájában és a közösségi média csatornáin is. Az eseményeket hirdesd meg ezeken a platformokon, hogy minél több emberhez jussanak el. A honlapon érdemes blogot vezetned, ahol posztolhatsz az iroda mindennapjairól, szabadúszókat érdeklő témákról, a bejegyzések megírásába akár a tagokat is bevonhatod. Ezek a tartalmak aztán felhasználhatók lesznek a közösségi médiában és a hírlevekben is.
A közösségi oldalakon való aktivitás azonban nem tudja helyettesíteni a coworkerek ajánlását, az iroda hírének szájról-szájra történő terjedését. A modern marketingeszközök ellenére még mindig ez az egyik legnagyobb hatású csatorna, mivel az irodával a kapcsolat személyes és bizalmi alapú. A coworking iroda híre ezen a csatornán pedig az online és offline térben egyaránt terjedhet. A „suttogó marketing” alapját az ügyfelek elégedettsége, az igényeket teljesítő vagy akár meghaladni képes tulajdonosi hozzáállás biztosítja, amihez remélhetőleg e cikk is hozzájárul.
Szólj hozzá!